會(huì)議利益主體主要包括主辦者、承辦者、與會(huì)者。
1)主辦者
主辦者是指對(duì)會(huì)議活動(dòng)的組織、管理、協(xié)調(diào)負(fù)主要責(zé)任的機(jī)構(gòu)或者個(gè)人的統(tǒng)稱.會(huì)議都是由主辦者舉行的，主辦者通常包括具有領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)展管理的職權(quán)機(jī)關(guān)、會(huì)議活動(dòng)的發(fā)起者、特定組織的成員、通過一定的申辦程序獲得主辦權(quán)的組織。會(huì)議的主辦者一般可分為公司、協(xié)會(huì)和非營利性機(jī)構(gòu)(如政府機(jī)關(guān)、公眾團(tuán)體)等.
隨著會(huì)議主辦形式的發(fā)展，現(xiàn)代會(huì)議的主辦還往往涉及相關(guān)協(xié)辦者或贊助者。
〔1)協(xié)辦者。會(huì)議活動(dòng)如有必要，可以在主辦者之外，確定若協(xié)辦者對(duì)會(huì)議活動(dòng)應(yīng)承擔(dān)民事連帶責(zé)任.會(huì)議協(xié)辦的方式主要有以下幾種:
[1]經(jīng)費(fèi)資助，即協(xié)辦者向主辦者提供一定的經(jīng)費(fèi)支持.
[2]名義使用，即協(xié)辦者允許主辦者以自己的名義舉辦會(huì)議.
[3]智力支持，即協(xié)辦者向主辦者提供咨詢、策劃等智力支持.
[4]物資援助，即協(xié)辦者向主辦者提供舉辦會(huì)議必需的物資.
[5]人力保障，即協(xié)辦者向主辦者提供舉辦會(huì)議所需的會(huì)務(wù)人才支持，包括臨時(shí)借調(diào)工作人員、招募志愿者等.
[6]工作分擔(dān)，即協(xié)辦者分擔(dān)主辦者的一部分組織工作。這種情況下，主辦單位與協(xié)辦單位的分工必須明確.協(xié)辦可以是無償?shù)模部梢允怯袃數(shù)摹?
(2)贊助者.在舉辦一些大型會(huì)議活動(dòng)時(shí)，爭取贊助是解決會(huì)議經(jīng)費(fèi)問題的有效辦法.贊助的方式可以是提供資金，也可以是免費(fèi)或優(yōu)惠提供場(chǎng)地、設(shè)備和其他會(huì)議用品.贊助者也可以是協(xié)辦者，但兩者在法律責(zé)任上有所區(qū)別，前者負(fù)民事法律上的連帶責(zé)任，后者則不承擔(dān)民事責(zé)任.贊助者通常可以獲得會(huì)議活動(dòng)的會(huì)徽、吉祥物、名稱的使用權(quán)。
2)承辦者
具體落實(shí)會(huì)議組織任務(wù)的機(jī)構(gòu)或個(gè)人稱為會(huì)議承辦者，會(huì)議承辦者既可以來自主辦者內(nèi)部，也可以來自主辦者外部。承辦者對(duì)主辦者負(fù)責(zé)，具體職責(zé)由主辦者決定或協(xié)商談判確定。
內(nèi)部承辦者往往是來自會(huì)議主辦組織中的成員，通常會(huì)設(shè)立一個(gè)‘秘書處或籌劃委員會(huì)，專門處理會(huì)議的策劃、籌備和管理工作.秘書處或籌劃委員會(huì)要負(fù)責(zé)確定會(huì)議目標(biāo)、為會(huì)議選址、定義與會(huì)人群、確定會(huì)議時(shí)間、調(diào)配資源、安排人員、批準(zhǔn)預(yù)算等.
外部承辦者通常是會(huì)議或相關(guān)行業(yè)中的專業(yè)人士，如專門提供會(huì)議承辦服務(wù)的會(huì)展公司或旅行社。隨著會(huì)議中介服務(wù)的發(fā)展，有越來越多的主辦者將會(huì)議委托給中介公司籌辦，這樣，會(huì)議中介公司就成為具體承辦者.此外，會(huì)議的承辦涉及為會(huì)議提供各種服務(wù)和物資的供應(yīng)商，其中包括酒店、會(huì)場(chǎng)、旅行社、航空公司、公關(guān)組織、印刷公司、貨運(yùn)公司，甚至電工等。會(huì)議的主辦者將這些服務(wù)項(xiàng)目承包出去，這些機(jī)構(gòu)也就成了具體的承辦者.
3)與會(huì)者
與會(huì)者是指參加會(huì)議活動(dòng)的對(duì)象，通常又稱為會(huì)議成員、參加者或注冊(cè)者.與會(huì)者是會(huì)議活動(dòng)的主體，是會(huì)議活動(dòng)成功與否的重要因素.與會(huì)者數(shù)量的多少?zèng)Q定了會(huì)議規(guī)模的大小，與會(huì)者的人數(shù)越多，會(huì)議的規(guī)模越大。
與會(huì)者的類型包括正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員，如貴賓就是會(huì)議的特邀成員，會(huì)議通常借貴賓的知名度來擴(kuò)大會(huì)議的影響，貴賓可以是官員、影視明星或公眾名人.貴賓通常會(huì)受到特殊的對(duì)待.
