會展策劃，是在會展活動開始的最初階段就要進行的，有時甚至要貫穿于會展活動始終的一種優先的、提前的指導的活動。會展策劃是對會展進行管理和決策的一種程序，它一種對會展活動的進程以及會展活動的總體戰略進行前瞻性規的活動。
在會展的決策過程中，由于展出者的機構不同、所針對的問題不同、展覽項目的新舊不同等，決策的程序也不盡相同。大型展出如以國家政府部門、貿促機構、工商會、集團公司等為主辦者的會展，他們大多有相應的部門或人員專門從事展覽工作并有固定的決策程序，會展策劃的環節相對也比較規范合。對于小的公司而言，可能策劃的環節會比較簡單.連續參加或者連續舉辦的展覽會決策過程可以比較簡單些，這一方面體現展出者政策和戰略的連續性，另一方面也反映出這些展出項目合適、效果好。對于這些項目，展出者無再作決策，只要在局部或細節上加以調整即可。但對于初次展出的項目，展出者應該充分調研，全面考慮，慎重選擇。只有加強決策的科學性，才能避免盲目性。
會展策劃的要素有哪些?
一般說來，一份完整的會展策劃，基本上包括策劃者、策劃對象、策劃依據、策劃方室和策劃效果評估等要素。
策劃者在會展過程中起智囊的作用，策劃者的素質直接影響著會展成果的質量水平，策劃對象既可以是某項整體會展活動，也可以是會展諸要素中某一要素(如會展設計);策劃依據包括策劃者的知識結構、信息儲存以及有關策劃對象的專業信息，策劃方案是策劃者為實現策劃目標，針對策劃對象而設計創意的一套策略、方法和步驟;策劃效果評估是對實施策劃方案可能產生的效果進行預先的判斷和評估。會展策劃諸要素之間互相影響、互相制約，構成一個完整的體系。
本課程所涉及的會展策劃是使會展策劃(設計)人才具有全局性前瞻性的專業理念，在全球化的背景下，既能站在會展業的前沿，高屋建瓴地進行策劃，又能掌握系統扎實的會展設計、管理等知識，從而更好地勝任會展策劃及其相關的工作。
