會(huì)展策劃行為離不開(kāi)市場(chǎng)，策劃者必須以市場(chǎng)為導(dǎo)向，利用各種宣傳、廣告手段，營(yíng)造商業(yè)氛圍，形成市場(chǎng)聲勢(shì)，并利用各種關(guān)系和途徑，建立起龐大的展覽營(yíng)銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行廣泛的市場(chǎng)推廣和招展，最終令目標(biāo)客戶(hù)紛紛前來(lái)報(bào)名參展。在整個(gè)活動(dòng)策劃中，以專(zhuān)業(yè)的展覽服務(wù)，贏得買(mǎi)家和賣(mài)家的支持與信賴(lài)十分重要.會(huì)展策劃原則上是應(yīng)該使80%以上的參展商都達(dá)到參展目的，使70%以上的參觀商都達(dá)到參觀效果為標(biāo)志。
會(huì)展策劃是，項(xiàng)綜合性的工程，它所涉及的內(nèi)容是多方面的，一般說(shuō)來(lái)，會(huì)展策劃的內(nèi)容有會(huì)展的調(diào)查與分析、會(huì)展的決策與計(jì)劃,會(huì)展的運(yùn)作與實(shí)施、會(huì)展的效果評(píng)價(jià)與測(cè)定等。
1.會(huì)展的調(diào)查與分析
會(huì)展的市場(chǎng)調(diào)查是選定會(huì)展項(xiàng)目的重要依據(jù)。它是會(huì)展策劃的基礎(chǔ)，也是必不可少的第一步。
一股情況下市場(chǎng)調(diào)查要限據(jù)本地、本區(qū)域的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地理位置、交通狀況和展覽設(shè)施條件等特點(diǎn)，圍繞市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查。市場(chǎng)調(diào)查的主要內(nèi)容包括會(huì)展環(huán)境的調(diào)查、會(huì)展企業(yè)情況的調(diào)查、會(huì)展項(xiàng)目情況的調(diào)查、會(huì)展市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)情況的調(diào)以及參觀商、支持協(xié)助單位等情況的調(diào)查。只有在充分了解市場(chǎng)潛力、市場(chǎng)限制以及市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等信息的基礎(chǔ)上，才能有的放矢地進(jìn)行策劃。
2.會(huì)展的決策與計(jì)劃
做會(huì)展決定是一個(gè)決策的過(guò)程，應(yīng)該掌握一定的決策策略。影響會(huì)展決策的要素有營(yíng)銷(xiāo)需要、市場(chǎng)條件、營(yíng)銷(xiāo)方式、內(nèi)部條件等，會(huì)展的決策與計(jì)劃應(yīng)從分析決策的要素入手，確定會(huì)展的基本目標(biāo)、集體目標(biāo)和管理目標(biāo)，然后決定展覽的戰(zhàn)略安排、市場(chǎng)安排、方式安排等。
3.會(huì)展的運(yùn)作與實(shí)施
會(huì)展的運(yùn)作與實(shí)施是進(jìn)行會(huì)展的中心環(huán)節(jié)，也是會(huì)展策劃的重心之所在。在這個(gè)階段，會(huì)展策劃人員恨據(jù)《會(huì)展策劃書(shū)》的計(jì)劃與安排進(jìn)行廣告宣傳工作、組織招展工作、會(huì)展設(shè)計(jì)工作以及會(huì)展活動(dòng)相關(guān)策劃等具休安排會(huì)展的工作方案。
會(huì)展宣傳的主要方式包括媒體廣告和戶(hù)外廣告。媒體廣告(包括專(zhuān)業(yè)媒體，如報(bào)紙、雜志、網(wǎng)站等;大眾媒體，電視、電臺(tái)、主導(dǎo)性報(bào)紙等)，主辦者可以圍繞不同的會(huì)展特點(diǎn)和亮點(diǎn)來(lái)進(jìn)行宣傳:除此之外，還可以通過(guò)新聞發(fā)布會(huì)、行業(yè)研討會(huì)等形式來(lái)傳播展會(huì)信息。戶(hù)外廣告，則是利用客流量較大的公共場(chǎng)所，以海報(bào)、燈箱、廣告牌、宣傳布幅、彩旗等形式，進(jìn)行宣傳。
組織招展工作要求充分宣傳、認(rèn)真選擇。在招展的準(zhǔn)備階段，需要建立潛在客戶(hù)名單，設(shè)計(jì)并發(fā)放參展說(shuō)明書(shū)，熟知參展中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題等。
展覽工作籌劃的步驟一般為:第一，按實(shí)際需要將工作分為招展組團(tuán)、設(shè)計(jì)施工、展品運(yùn)輸、宣傳聯(lián)絡(luò)、行政后勤、展臺(tái)工作、后續(xù)工作等幾大類(lèi);第二.在各大類(lèi)之下詳細(xì)列明具休事項(xiàng);第三.弄清工作之間的關(guān)系:第四，要定期建材工作進(jìn)度和質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，以保證整體工作協(xié)調(diào)正常運(yùn)作。
4.會(huì)展的效果評(píng)價(jià)與測(cè)定
計(jì)劃、實(shí)施、評(píng)佑，是現(xiàn)代經(jīng)營(yíng)管理的三個(gè)步驟。會(huì)展的效果評(píng)價(jià)與測(cè)定是全面驗(yàn)證會(huì)展策劃實(shí)施情況必不可少的工作。當(dāng)整個(gè)會(huì)展策劃、實(shí)施工作結(jié)束后，會(huì)展人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，尋找問(wèn)題，并寫(xiě)出評(píng)估測(cè)定工作總結(jié)報(bào)告，為以后會(huì)展工作準(zhǔn)備可借鑒的歷史參考文獻(xiàn)，不斷提高會(huì)展策劃的水平。
會(huì)展評(píng)估工作一般可分為以下兩個(gè)方面:-是對(duì)展覽環(huán)境、對(duì)展覽籌辦工作及展覽后臺(tái)工作的評(píng)估，這一部分工作在展覽會(huì)結(jié)束時(shí)完成;二是對(duì)展臺(tái)工作及展覽前臺(tái)工作進(jìn)行評(píng)估估，這一部分比較復(fù)雜，先在展覽會(huì)結(jié)束時(shí)針對(duì)展臺(tái)工作進(jìn)行評(píng)估，然后在展覽的后續(xù)工作過(guò)程中，跟蹤評(píng)估。
